Lista zakupów

Spis treści:

1. Do czego służy raport Lista zakupów?
2. Generowanie Listy Zakupowej w oparciu o współczynniki
3. Wspólny współczynnik dla wszystkich diet
4. Indywidualne współczynniki dla każdej diety
5. Masowa edycja indywidualnych współczynników diety
6. Obliczanie współczynników w praktyce - przykłady
7. Dodatkowe wsparcie

Raport ten znajdziesz sekcji Raporty produkcyjne >> Lista zakupów:

Do czego służy raport Lista zakupów?

Raport generowany jest na podstawie zapotrzebowania produkcyjnego na dany dzień lub zakres dat.

W raporcie znajdziesz informacje o zapasie danego składnika, jego stanie magazynowym oraz ilości, jaka potrzebna jest do zrealizowania produkcji.

Parametry raportu

W ustawieniach tego raportu możesz wybrać parametry wg których ma zostać wygenerowany:

• marka
• paramarka
• kategoria
• strefa
• data dostarczenia od-do (wybierając w obu polach tę samą datę, wygenerujesz raport dla pojedynczego dnia)
• magazyn
• tagi dla produkcji

Generowanie Listy Zakupowej w oparciu o współczynniki

Współczynnik umożliwia uwzględnienie korekty w ilości produktów do zakupu lub przygotowania posiłków. Jest to szczególnie przydatne w przypadku, gdy lista zakupowa generowana jest na okres, dla którego klienci wciąż mogą składać lub modyfikować zamówienia.

👉 Współczynnik możesz wpisać ręcznie lub automatycznie obliczyć na podstawie referencyjnych dat.

W raporcie zobaczysz listę składników dla aktualnych zamówień, pomnożoną przez ten współczynnik.

Współczynnik ogólny (wersja podstawowa)

W wersji podstawowej możesz wprowadzić jeden wspólny współczynnik dla wszystkich pozycji. O ile użytkownik nie wprowadzi własnej wartości (innej niż 1), ilość składników liczona jest dokładnie na podstawie aktualnych zamówień.

Możesz zdefiniować własny współczynnik ogólny ręcznie lub automatycznie:

Współczynnik wprowadzany ręcznie

Kliknij pole "Współczynnik" i wprowadź jego wartość, na przykład "1.1" – co oznacza, że ilość składników wzrośnie o 10% względem stanu wynikającego z aktualnie zamówionych dań.

Współczynnik wprowadzany automatycznie

Kliknij pole "Współczynnik" i wybierz opcję "Oblicz", która obliczy wartość współczynnika, porównując podane przez Ciebie daty (Współczynnik = Suma toreb z Data I / Suma toreb z Data II).

Matryca współczynników (współczynniki indywidualne per dieta)

Po aktywowaniu opcji "Zastosuj współczynniki indywidualne dla diet" i wybraniu marki, wyświetlana jest Matryca współczynników diet.  

Co warto wiedzieć o matrycy?

👉 Matryca prezentowana jest w formie tabeli, która zawiera wszystkie kombinacje dieta + wielkość + wariant

W przypadku aktywnego sklepu dostępna jest również pozycja "Dania sklepowe" - rozumiana jako jedna łączona pozycja dla wszystkich dań sklepowych per marka. 

👉 Matryca nie daje możliwości zmiany współczynnika dla pozycji paramarek

Jeśli wybrane są paramarki w trybie generowania Listy zakupowej w oparciu o współczynniki, indywidualne składniki dla dań pochodzących z paramarek mają domyślny współczynnik 1.

Oznacza to, że składniki z paramarek będą uwzględnione w raporcie, zgodnie z zapotrzebowaniem wynikającym z aktualnego stanu zamówień.

Definiowanie współczynników dla pojedynczych pozycji matrycy

Metoda ręczna

Możesz wprowadzić współczynnik ręcznie, klikając pole i wpisując wartość współczynnika, np. "1.1" – co oznacza, że ilość składników pochodzących za danej matrycy wzrośnie o 10% względem stanu wynikającego z aktualnie zamówionych dań.

Metoda automatyczna

Istnieją dwa sposoby automatycznego obliczania współczynnika:

• Obliczenie na podstawie pojedynczych dat:

  Data I względem Data II, Współczynnik = Suma toreb z Data I / Suma toreb z Data II

  
  

  

  
  
  

• Obliczenie na podstawie zakresu daty:

  Zakres I względem Zakresu II, na przykład 01.04–01.05 względem 01.03–31.03

  Zakresy muszą mieć tę samą długość!

  Współczynnik = Suma toreb z Zakresu I / Suma toreb z Zakresu II 

Masowe definiowanie współczynników dla wielu pozycji matrycy

Aby przyspieszyć proces konfiguracji współczynników, możesz użyć opcji ich masowej edycji.

Po zaznaczaniu przynajmniej jednej pozycji (checkbox po lewej stronie), wyświetli się opcja "Ustaw współczynnik":

Po wybraniu powyższej opcji możesz wybrać jeden ze sposobów masowej edycji:

Opcja "Wspólny dla wszystkich wybranych pozycji" - pozwala na wprowadzenie jednego wspólnego współczynnika dla wybranych pozycji.

Opcja "Indywidualny dla wybranych pozycji" - pozwala na dynamiczne obliczenie współczynnika dla każdej z wybranych pozycji z osobna.

Dostępne są tam dwa warianty:

1. Włączona opcja "Oblicz na podstawie zakresów dat"

Dla każdej z wybranych pozycji współczynnik obliczany jest to na podstawie założenia:

Współczynnik = Suma toreb z Zakresu I / Suma toreb z Zakresu II

2. Wyłączona opcja "Oblicz na podstawie zakresów dat"

Metoda różni się od powyższej tym, że tutaj porównywane są dwa pojedyncze dni (a nie zakres dat). Dla każdego z wybranych pozycji, współczynnik obliczany jest to na podstawie założenia:

Współczynnik = Suma toreb z Data I / Suma toreb z Data II

Obliczanie współczynników w praktyce - przykłady

1. Przykład zastosowania – obliczanie współczynnika ogólnego

Scenariusz:

Zakupowiec Tomek przygotowuje listę zakupową na poniedziałek 13.05.

Klienci nadal mogą składać lub edytować zamówienia na ten dzień, więc aktualne zestawienie dań nie oddaje jeszcze pełnego zapotrzebowania.

Aby uniknąć niedoszacowania, Tomek postanawia zastosować ogólny współczynnik i oprzeć się na danych historycznych.

Jak to się odbywa krok po kroku:

1. W sekcji ustawień raportu klika w pole Współczynnik uruchamiając formularz obliczenia na podstawie dat.

2. Następnie wprowadza daty:

• Data I (data referencyjna): poniedziałek 29.04 (zrealizowany dzień z pełnymi danymi),
• Data II (docelowa): poniedziałek 13.05 (dzień, na który planowana jest lista)

3. Po kliknięciu „Oblicz”, system porównuje liczbę zamówionych toreb:

• Współczynnik ogólny = 1180 (suma toreb z 29.04)/ 1000 (suma toreb z 13.05)

4. System zwraca współczynnik – np. 1.18 – który zostaje automatycznie wprowadzony jako współczynnik dla całej listy.

5. Tomek generuje listę zakupową. Wszystkie składniki zostaną przemnożone przez 1.18.✅

👉 Korzyść:

Tomek nie musi szacować zapotrzebowania – współczynnik oparty na danych z poprzednich tygodni pozwala oszacować zapotrzebowanie i ograniczyć ryzyko braków lub nadmiarowych zakupów.

2. Przykład zastosowania – obliczanie współczynnika dla poszczególnych diet w ramach operacji masowych

Scenariusz:

Zakupowiec Tomek przygotowuje listę zakupową na weekendową dostawę (sb-nd, 18–19.05).

Wie, że aktualnie trwa promocja na diety Wege i Sport – podobnie jak w przeszłości, kiedy podobna akcja marketingowa znacząco zwiększyła liczbę zamówień.

Dlatego Tomek chce zastosować precyzyjne współczynniki, bazując na danych historycznych z wcześniejszego okresu promocyjnego.

Jak to się odbywa krok po kroku:

1. W sekcji ustawień raportu Tomek aktywuje opcję „Zastosuj współczynniki indywidualne dla diet” i przechodzi do matrycy współczynników.

2. Zaznacza pozycje Matrycy z dietami Wege i Sport uruchamia z operacji masowych formularz obliczania na podstawie zakresów dat.

3. Wprowadza zakresy:
   • Zakres I (data referencyjna – stara promocja): sobota-niedziela 20–21.04.

   • Zakres II (docelowy zakres dostawy): sobota-niedziela 18–19.05.

     
     
4. Po kliknięciu „Zapisz”, system porównuje sumę zamówionych toreb dla diet Wege i Sport w obu zakresach:

Dieta Wege, gdzie

• Zakres I (20–21.04): 500 toreb
• Zakres II (18–19.05): 400 toreb

Współczynnik Wege = 500/400=1.25

Dieta Sport:

• Zakres I (20–21.04): 650 toreb
• Zakres II (18–19.05): 500 toreb

Współczynnik Sport = 650 / 500 = 1.30

5. System zwraca dla każdej diety osobny współczynnik, np.: Wege: 1.25, Sport: 1.30

   
   
   

   

6. Tomek generuje listę zakupową, gdzie zapotrzebowanie na składniki dla tych diet zostaje odpowiednio powiększone.

   
   
   

👉 Korzyść:

Tomek unika sytuacji niedoszacowania produktów pod zwiększony popyt na promocyjne diety. Dzięki wykorzystaniu historycznych danych dostosowuje listę zakupową do realnej sytuacji, minimalizując ryzyko braków.

Opcja “Rezerwuj z magazynie”

UWAGA: Opcja dostępna dla użytkowników korzystających z integracji z Magazynem Fakturowni.

Caterings automatycznie generuje dokument wydania z magazynu. Gdy w sekcji Lista zakupów klikniesz przycisk "Rezerwuj", system automatycznie aktualizuje ilość dostępnych produktów w magazynie, co wpływa na dokładne śledzenie kosztów i stanów.

Kliknięcie “Rezerwuj w magazynie” spowoduje wysłanie listy zakupów do magazynu Fakturowni i aktualizację stanów magazynowych podpiętych produktów, zgodnych z listą składnikową wygenerowaną wg konfiguracji współczynnika.

Dodatkowe wsparcie

Jeśli potrzebujesz dowiedzieć się więcej na temat obsługi raportów lub potrzebujesz dodatkowego wsparcia, zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem Customer Support.

Skontaktujesz się z nami poprzez czat dostępny po zalogowaniu się do systemu lub email -support@caterings.pl